Fortuna setzt mit Qlik und Data+ auf eine digitale Doppelspitze

Daten-gesteuerte Finanzplanung

Supply Chain Monitoring

Use Case I

Die
Herausforderung

Fortuna wollte auch in der Finanzplanung von fortschrittlichen digitalen Lösungen profitieren, um eine typische Herausforderung der Unternehmenssteuerung zu lösen: Während die organisatorische Struktur mit klar definierten Kostenstellenverantwortlichen existierte, fehlte eine entsprechende Abbildung dieser Struktur in den IT-Systemen. Die kollaborative Planung wurde daher hauptsächlich über Excel-Dateien abgewickelt. Die Kostenstellenverantwortlichen erstellten ihre eigenen Excel-Dateien und schickten diese an das Controlling zurück. Das Controlling stand dann vor der Herausforderung, die verschiedenen Einzelplanungen zu einer Gesamtplanung zusammenzuführen. Besonders das Berechtigungsmanagement erwies sich in diesem Excel-basierten System als schwierig, da es keine zentrale Kontrolle über Datenzugriffe gab. Die Folgen waren ein erheblicher manueller Aufwand, eine hohe Fehleranfälligkeit aufgrund verschiedener Dateiversionen und mangelnde Transparenz im gesamten Planungsprozess.

Finanzplanung im Profifußball

Profifußballvereine wie Fortuna Düsseldorf stellt die Finanzplanung zudem vor besondere Herausforderungen, da sie mit einer Vielzahl schwer kalkulierbarer Faktoren umgehen müssen. Die Einnahmen sind direkt an den sportlichen Erfolg gekoppelt: Tabellenplatz und internationale Teilnahmen bestimmen TV-Gelder und Prämien, während Ligenzugehörigkeit und Spielpaarungen die Zuschauereinnahmen beeinflussen. Hohe Fixkosten, besonders durch langfristige Spielerverträge und Infrastrukturaufwendungen für Stadion und Trainingsgelände, bieten wenig Spielraum für schnelle Anpassungen. Zudem erschweren schwankende Transfererlöse aufgrund volatiler Spielermarktwerte die Planung. Unvorhersehbare Ereignisse wie die COVID-19-Pandemie, sowie konjunkturabhängige Einnahmen aus Sponsoring und Ticketing sorgen zusätzlich für Unsicherheiten.

Der Verein suchte eine moderne, integrierte Planungslösung, die die organisatorische Struktur des Vereins digital abbildet und gleichzeitig die komplexen und schwankenden Finanzströme eines Profifußballvereins effizient und transparent verwaltet. Zudem sollte die Lösung eine abteilungsübergreifende kollaborative Planung ermöglichen. „Uns war zudem wichtig, dass externe Vorgaben, wie etwa das DFL Lizensierungsschema in der Planungsstruktur abgebildet werden können“, ergänzt Jens Terliesner, Leiter Digitale Entwicklung bei Fortuna Düsseldorf.

Zur Lösung

„Alle Abteilungen greifen auf dieselbe Datenbasis zu und können detaillierte Auswertungen vornehmen, und zwar bis auf Detailebene. Wir werten unter anderem Merchandising-Verkäufe bis auf die Ebene der Spielertrikot-Beflockung aus. Ein weiters Beispiel sind Mitgliederinformationen wie Alter, Einzugsgebiet und Anzahl der Stadionbesucher“, sagt Jens Terliesner.

„Für uns war klar, dass wir die Finanzplanung mit Qlik umsetzen wollen“, erläutert Jens Terliesner. “Die Datenintegration als Basis für die Planung ist dort bereits gelöst. Und auch ein Berechtigungskonzept für den Zugriff der Kostenstellenverantwortlichen ist in Qlik einfach abbildbar. Was uns noch fehlte, war die Möglichkeit, Daten einzugeben bzw. zurückzuschreiben.“

DIE
LÖSUNG

Die Grundlage für eine präzise und effiziente Finanzplanung bilden Daten. Libero im Kader von Fortuna in Sachen Data Analytics ist bereits seit einigen Jahren Technologie von Qlik. Im Einsatz sind eine Merchandise-App, eine Ticketing-App für den Kartenverkauf und ein Vorstandscockpit für das Management. Ausgewertet werden CRM-, ERP und WWS-Daten sowie Daten aus den lokalen Fanshops. An Qlik angebunden ist zudem eine Lösung für die Verwaltung der Sponsoren sowie eine Online-Shop-Lösung.

Entwickelt wurden die verschiedenen spezialisierten Anwendungen von LeitArt, einem erfahrenen Qlik Elite Partner mit Sitz in Berlin, der sich auf datenbasierte Unternehmenssteuerung spezialisiert hat und bereits mehreren Bundesligavereinen zu mehr Agilität durch Qlik basierte Analyselösungen verholfen hat. Auch Fortuna holte sich daher das LeitArt Team auf die Trainerbank, um die Herausforderung der Finanzplanung zu meistern.

Qlik und Data+ als Treiber moderner Finanzsteuerung

Hier kam die Entwicklerkompetenz von LeitArt in Spiel: Der Qlik Experte bietet mit der Data+ Suite eine Qlik Extension Suite, die elf integrierte Objekte für die direkte Dateneingabe und Workflow-Optimierung in Qlik Sense bereitstellt. Data+ integriert sich nahtlos in die Qlik Umgebung, sodass die Erweiterungen optisch kaum von nativen Qlik Objekten zu unterscheiden sind. Dies sorgt für eine einheitliche Benutzeroberfläche und vereinfacht die Bedienung. Die Suite eignet sich für vielfältige Anwendungen wie Finanzplanung, Genehmigungsprozesse sowie Shopfloor-Management. Sie unterstützt dabei alle Qlik Standardfunktionen wie Suche und Filter in Echtzeit. Die Eingabeoptionen beinhalten Textfelder, Kommentarfelder, Date Picker, Dropdowns und Checkboxen. Ein wesentlicher Vorteil gegenüber anderen Lösungen ist der Verzicht auf Paywalls – sämtliche Funktionen stehen direkt zur Verfügung. Die flexible Architektur ermöglicht eine einfache Anpassung an unterschiedliche Workflow-Anforderungen, wobei keine funktionalen Einschränkungen wie etwa bei der Texteingabe in Planungsobjekte bestehen.

Angelehnt an die bisherige Excel-Struktur entwickelte Fortuna gemeinsam mit LeitArt einen digitalen Planungsprozess. Die Datenbereitstellung erfolgt über Qlik als Single Point of Truth. Zudem sorgt ein in Qlik integriertes Berechtigungskonzept dafür, dass jeder Kostenstellenverantwortliche nur auf die für ihn relevanten Daten zugreifen kann. Nach zwei Wochen konnte die Extension in den Produktivbetrieb gehen.

Zum Ergebnis

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Detailplanungen für bestimmte Objekte direkt in einem Pop-up-Fenster eingegeben und angezeigt werden können – ohne Wechsel zu einem anderen Arbeitsblatt.

Ein Pluspunkt ist zudem die technische Flexibilität, erläutert Jens Terliesner: "Wir haben beispielsweise eine neue Online-Shop Lösung implementiert und auf eine neue CRM-Lösung migriert. Damit wir die Qlik Anwendungen weiter nutzen können, müssen im Hintergrund quasi nur ein paar Kabel umgesteckt werden, um die neue Datenquelle anzubinden.

Das übernimmt LeitArt für uns – wie auch die gesamte Pflege, Wartung und Weiterentwicklung unserer Qlik Applikationslandschaft. Ein Anruf oder eine Mail genügen und unsere beiden dedizierten Ansprechpartner kümmern sich. Und wir können uns in Ruhe um das Thema kümmern, von dem wir am meisten verstehen: Profifußball!“

Integrierte kollaborative Planung

„Die Möglichkeit, unsere vertraute Qlik Analytics-Oberfläche mit Data+ so einfach zu erweitern, dass wir den gesamten Planungsprozess direkt in Qlik abbilden können, war für uns ideal: Eine vertraute Oberfläche und die gleiche Datenbasis – aber noch mehr Funktionalität.“ sagt Jens Terliesner.

"Wir können jetzt kollaborativ auf einer App arbeiten – in Echtzeit", so Jens Terliesner weiter. "Mit Data+ merken wir gar nicht, dass wir auf einer Extension unterwegs sind."

Die Kostenstellenverantwortlichen müssen keine Exceltabellen mehr aufbereiten. Das Controlling muss sich nicht mehr mit der Datenkonsolidierung beschäftigen, sondern kann sich der eigentlichen Kernfunktion widmen: Der wirtschaftlichen Steuerung des Vereins.

Während Fortuna früher jährlich plante, wird jetzt auf Quartalsbasis gearbeitet. Auch Best-Case- und Worst-Case-Szenarien lassen sich durch die integrierte Planung unkompliziert durchspielen.

Die (digitale) Zukunft

„Die Finanzplanung auf Basis von Qlik und Data+ hat unsere Planungsabläufe fundamental beschleunigt und vereinfacht“, so Jens Terliesner abschließend. „Und auch in Zukunft werden wir auf Basis von Qlik Technologie und LeitArt-Knowhow unsere Digitalisierung weiter vorantreiben. Als nächstes werden wir die TEAMS Integration von Data+ nutzen. Sie ermöglicht es uns nicht nur, Nachrichten zu senden, sondern live Anfragen aus der Extension stellen. Freigabeworkflows und Budgetanfragen lassen sich direkt im TEAMS-Chat bearbeiten und werden automatisch in die bestehende Struktur des digitalen Planungsprozesses integriert. auf dem Spielplan stehen zudem die Einführung von rollierendem Forecasting und rollierender Budgetierung sowie die Implementierung eines ESG-Reportings

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